宜春学院进一步优化招标采购工作相关部门职责及流程的方案
宜学院办字〔2023〕22号
关于印发《宜春学院进一步优化招标采购工作相关部门职责和流程的方案》的通知
各教学院、校属各部门（单位）：
《宜春学院进一步优化招标采购工作相关部门职责和流程的方案》经学校研究同意，现印发给你们，请遵照实施。
宜春学院办公室
2023年7月14日
宜春学院进一步优化招标采购工作相关部门职责及流程的方案
为了进一步加强学校招标采购过程中的内控机制建设，防范廉政风险，根据《宜春学院招标采购管理暂行办法》（宜学院字〔2017〕148号），结合招标采购工作开展的实际情况，经学校研究同意，现对招标采购工作相关规定进行修订，具体情况如下：
一、招标采购相关部门职责
第一条 学校成立招标采购工作领导小组，负责研究决定招标采购工作的重大事项。招标采购工作领导小组由校长任组长，招标采购业务分管校领导任副组长，计财、资产、审计等相关职能部门为成员单位。下设办公室，办公室主任由招标采购中心主任兼任。
领导小组主要职责是：
（一）审议学校招标采购工作的规章制度，报学校审批。
（二）研究决定招标采购工作的重大事项。
（三）协调、监督、指导招标采购工作。
第二条 招标采购工作，由项目招标组织管理、项目具体实施、项目整个过程工作监督三方面组成。
招标采购中心负责招标项目的组织管理，采购申请单位（以下简称申请单位）和与学校招标采购活动有关的归口管理部门、资产、后勤、计财、审计等职能部门（以下简称相关职能部门）负责招标采购项目实施，党政办和纪委机关负责项目过程的工作监督。
第三条 招标采购中心为学校负责招标采购工作的职能部门，主要履行以下职责:
（一）全面贯彻执行国家和省市有关招标采购法律、法规、规章的规定，落实有关会议的决议、决定，拟定学校招标采购相关规章制度和制定招标采购工作规程，并组织实施。
（二）负责学校招标采购项目的组织和管理工作。
（三）负责招标代理机构的选择及代理活动的管理。
（四）按申请单位提供的采购进口产品认证材料，向上级行业主管部门办理进口设备的采购申请及相应批复。
（五）负责招标采购文件的审核和制定；负责制定招标采购实施方案。
（六）负责管理《江西省公共资源交易用户系统》宜春学院用户。
（七）负责在宜春学院网统一发布招标采购信息。
（八）负责处理招标采购工作中的重大争议和问题；处理学校招标采购中的质疑、投诉等事宜;并对技术指标有质疑的项目组织协调专家进行论证。
（九）对校内职能部门招标采购项目进行监督与指导。
（十）负责做好学校招标采购项目记录，负责会同党政办做好合同的会签流程管理，以及做好相关资料的立卷归档。
（十一）完成学校交办的其他工作。
第四条 招标采购项目的申请单位主要履行以下职责：
（一）负责申报本单位年度招标采购计划，提出招标采购申请。
（二）负责组织项目的前期论证、价格预算及论证、立项审批等工作。
（三）根据招标采购项目进行市场调研，提出招标采购项目的技术、商务及资质或方案等要求。
（四）对单一来源的政府采购项目，办理专家论证、申请报告函和公示文件。
（五）提供采购进口产品申请表、认证材料及专家意见表。
（六）与招标采购中心共同确认招标文件，根据需要参与开标、评标过程。
（七）参与合同谈判、起草、确认，负责协调和督促中标合同的全面履行。
（八）负责合同执行的日常监督管理。
（九）负责项目初验和向资产管理部门提出正式验收申请。
（十）负责办理报账和货物入库手续。
相关职能部门同时又是采购申请单位的，具有本条职责。
第五条 相关职能部门主要履行以下相应的职责：
(一)学科建设处、科研处、实验室管理中心、网管中心、后勤处等归口管理部门负责对归口的招标采购项目进行可行性论证审核。
（二）资产管理部门负责对货物服务招标采购项目的立项、验收、绩效考核；负责依据资产管理系统查证项目，不得重复建设采购；负责依据相关文件，查证通用设备不得超出标准规定。
（三）计划财务部门负责对货物服务招标采购项目的经费来源、预算、付款方式和资金使用进行审核，牵头组织大额（标的超过100万元或者学校认为有必要）的招标采购项目的再次价格论证（初次论证由招标采购项目的申请单位组织）。
（四）审计处负责对学校采购招标活动提供审计服务、咨询。负责工程项目招标控制价审核，工程项目竣工结算审核，100万元以上重大货物和服务采购项目付款审核；根据学校的审计资源和工作实际，有计划地开展重大货物（服务）采购项目专项审计监督。
（五）党政办负责会同招标采购中心做好合同的会签流程管理，负责会同纪委机关对项目申请部门合同执行日常监管的情况进行督查。
二、招标采购程序
第一条 招标项目申报
1.采购申请单位将学校的立项批复、项目预算清单、技术参数或方案、价格论证等相关材料提交归口管理部门；经归口管理部门审核后，再报相关职能部门，其中货物服务招标采购项目提交资产管理部门，维修工程招标采购项目提交后勤基建管理部门；计财处接受相关材料后，牵头组织大额（标的超过100万元或者学校认为有必要）货物和服务的再次价格论证，审计处接受相关材料后，对工程项目招标控制价审核。上述职能部门对相关申请材料进行审核与补充，在《宜春学院采购项目审批表》职能部门意见栏中签署意见，新建工程项目申请单位还需提交上级主管部门批复的立项材料。
2.招标采购中心根据相关职能部门签署意见的材料，组织招标采购活动。
3.急需采购项目可由学校相关会议研究决定简化流程。
第二条 招标项目批复
确定采购需求后政府采购项目报市政府监督管理科备案后进行。
公开招标工程项目报市政府建设工程招标投标办公室审批同意后进行。
学校招标采购项目经招标采购中心审批同意后进行。
第三条 招标文件编制和审核
招标文件包括招标采购项目的技术要求、对投标人资格审查标准、投标报价要求和评标标准等实质性内容以及拟签订合同的主要条款。招标采购文件编制和审核按以下程序进行：
申请单位根据相关职能部门批复确定的技术参数或方案等要求，拟定招标采购条款并草拟招标采购文件，交招标采购中心审核。主要审核内容：项目名称、设备清单、工程清单、采购方式、评标办法、付款方式、验收标准、其他要求、合同文本等。对于500万元（含500万元）以上的项目或者学校认为有必要的项目进行招标采购文件重点审查。招标采购文件编制与相关法规相违背的，或不符合要求的，招标采购中心可要求申请单位修改或重新制作。
第四条 招标项目公告
政府采购项目，采购公告按照上级监管部门及相关法律法规要求在规定的媒体上发布。
学校招标采购项目，采用公开招标方式采购的项目采购公告在学校网站上公告，公告时间不少于10个工作日，售卖标书时间不少于3个工作日；采用竞争性谈判、竞争性磋商、询价等方式采购的项目采购公告在学校网站上公告，公告时间为不少于5个工作日，售卖标书时间不少于3个工作日。采用电子卖场采购的项目按电子卖场相应规则进行。
第五条 招标采购实施
政府招标采购项目，由招标采购中心委托招标代理机构组织实施招标采购活动。
学校招标采购项目，由招标采购中心组织招标采购活动并对开标、评标活动进行全程录音录像。录音录像应清晰可辨，音像资料作为招标采购文件一并存档。
特殊情况下的学校招标采购项目可由学校会议研究决定实施。
第六条 开标、评标
政府招标采购项目，评标工作按上级监管部门要求进行。评审专家的抽取，公开招标项目由5人以上单数组成；竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源、询价等项目由3人以上单数组成；单项采购预算金额在1000万元以上、技术复杂、社会影响较大的非财政资金采购项目，评标委员会成员人数由7人以上单数组成。其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。
学校招标采购项目，由评标委员会负责评标具体事务。评标委员会由采购部门代表和评审专家组成，评审专家视情况在江西省评标专家库或学校货物、服务和工程评标专家库随机抽取产生。
评标委员会根据全体评标成员签字的原始评标记录和评标结果，按规范要求编写评标报告。
第七条 中标结果公示
政府采购招标项目中标结果按规定在指定媒介公示。
学校招标采购项目中标结果在宜春学院网公示。招标文件应随中标结果同时公告。中标公告期限为1个工作日。在公告中标结果的同时，由学校或委托代理机构向中标人发出中标通知书，并一并将结果通知所有未中标的投标人。对未通过资格审查的投标人，应告知其未通过的原因。
公示期内如遇举报投诉并经核查属实，经政府主管部门或学校认可后撤销中标候选人资格，中标候选人依序顺延或重新申请招标采购。
第八条 签订采购合同
采购项目的申请单位和招标采购中心根据中标通知书、招标采购文件、投标文件与中标单位草拟合同文本，草拟合同应将中标人的相关承诺细化为合同条款。
草拟合同文本经申请单位确认、相关职能部门与招标采购中心和中标人认可后交学校法律顾问审查，审查通过后即形成正式合同文本。
政府招标采购项目书面合同，应自中标通知书发出之日起30日内，由招标采购中心和申请单位按程序，代表学校与中标人签订，并报上级部门备案。
学校招标采购项目合同的签订，由申请单位按学校合同审批程序办理，党政办会同招标中心负责合同会签流程的管理。
正式合同须有具体经办人签字，经学校和中标人双方签字盖章后生效。学校招标采购项目的书面合同需交招标采购中心存档备查。
第九条 验收与付款
货物和服务采购合同的履行，由资产管理部门及时组织验收，验收必须严格按照合同及招标文件要求的标准执行。工程采购合同的验收由基建管理部门严格按照合同及招标文件要求的标准执行，及时组织验收。
验收可邀请参加本项目的其他投标人或第三方机构参与验收。参与验收的投标人或第三方机构的意见作为验收书的参考资料一并存档。
按照采购合同约定，由计财部门按程序及时办理付款手续。
第十条 质疑处理
（一）由招标采购中心负责处理招标过程中质疑问题。
1.受理投标人的质疑，与质疑人进行沟通和核实质疑内容； 涉及招标采购文件技术参数、招标采购方案、付款等内容的质疑，由采购项目负责人作出答复。
2.涉及招标采购环节、过程的质疑，由招标采购中心、纪委监察处、代理机构、项目申请单位负责人和项目负责人参加，确定质疑问题回复。
3.配合上级监管部门处理因质疑而产生的投诉。
（二）质疑内容需要考察核实的，应由3人及以上人员参加考察核实，并形成考察核实报告。
（三）一般质疑投诉回复在7个工作日完成；需要考察核实质疑在30个工作日完成。
（四）发现有违法违规行为线索要及时报告学校纪委机关。
第十一条 资料归档
招标采购中心应对招标信息、过程及结果等资料做好记录，并对招标资料进行整理、立卷、归档，按规定移交学校档案馆。
《宜春学院招标采购管理暂行办法》（宜学院字〔2017〕148号）和《宜春学院采购管理实施细则》（宜学院字〔2019〕73号）文件中表述与本文件不一致的地方以本文件为准。